Ohne ein professionelles Product Backlog Management kann die Entwicklung eines agilen Projekts schnell ins Stocken geraten und die Ergebnisse fallen unter den Erwartungen aus. Für eine erfolgreiche, nutzerorientierte Produktentwicklung sind jedoch klare Prozesse und Best Practices unerlässlich. In diesem Beitrag stellen wir die elementaren Schlüsselfaktoren vor, die dabei helfen, ein Product Backlog Management auf das nächste Level zu bringen und somit den Erfolg eines agilen Projekts zu sichern.
Einfluss des Product Backlog Managements auf Projekterfolge
Ein gut verwaltetes Backlog hat direkten Einfluss auf den Projekterfolg. Das Team kann sich auf das Schaffen von Business-Mehrwerten und die Setzung der richtigen Prioritäten konzentrieren. Jedoch kann ein schlecht verwaltetes Backlog hingehen zu mehreren Problemen führen:
- Verlust des Fokus
- Schlechte Prioritätensetzung
- Ineffiziente Ressourcenzuweisung
- Unklare Anforderungen
- Geringe Zufriedenheit der Stakeholder
- Fehlende Motivation des Teams
- Schwierigkeiten bei der Reaktion auf Veränderungen
Festlegen von Rollen und Verantwortlichkeiten
Ein dedizierter Product Owner (PO) spielt hierbei eine zentrale Rolle und trägt die Verantwortung für ein gepflegtes, priorisiertes und organisiertes Backlog. Der PO sollte dabei ein tiefes Verständnis für die Produktvision, Business Case, Kundenbedürfnisse und Markttrends haben und die Kommunikation zwischen Stakeholdern, Entwicklungsteams und relevanten Parteien erleichtern.
Strukturierung des Backlogs
Die Begrenzung der Arbeitsmenge im Product Backlog ist ein kritischer Erfolgsfaktor für eine effektive Produktentwicklung. Ein Backlog sollte so strukturiert sein, dass alles innerhalb von 3-6 Monaten umgesetzt werden kann und nicht mehr als 30-40 Product Backlog Items (PBI) enthält. Werden zu viele Aufgaben in das Backlog aufgenommen, entsteht schnell ein „User Story Mülleimer“, in dem Items nie abgearbeitet werden oder veraltet sind.
Einige zentrale Tipps für die Strukturierung des Backlogs und das Schreiben effektiver User Stories sind:
1. Einziger Bezugspunkt: Das Backlog sollte als einziger Bezugspunkt für alle Anforderungen dienen, die sich auf Produktänderungen, -korrekturen oder -erweiterungen beziehen.
2. Hierarchien: Die Projektanforderungen sollten in eine mehrstufige Hierarchie gegliedert werden – beginnend mit übergeordneten Themen (Epics/ Features), gefolgt von spezifischen Anwendergeschichten (User Stories) und schließlich granularen Aufgaben (Subtasks).
3. Specification by Example: Epics sollten mit „Specification by Example“ definiert werden, einem kollaborativen Ansatz, bei dem Anforderungen anhand konkreter Beispiele veranschaulicht werden.
4. INVEST-Kriterien: Stories sind kleinere, auf den Benutzer fokussierte Aufgaben, die zur Fertigstellung eines Epics beitragen. Um sicherzustellen, dass die User Stories effektiv und einfach zu verstehen sind, sollten idealerweise die INVEST-Kriterien befolgt werden:
- Independent: Jede Story sollte in sich abgeschlossen sein und nicht von anderen Storys abhängen, um fertiggestellt zu werden.
- Negotiable: Die Details der Story können angepasst und mit den Beteiligten diskutiert werden, um die beste Lösung zu finden.
- Valuable: Die Story muss für den Endbenutzer oder das Unternehmen einen Wert darstellen.
- Estimable: Das Team sollte in der Lage sein, den für die Fertigstellung der Story erforderlichen Aufwand abzuschätzen.
- Small: Die Story sollte so klein sein, dass sie in einem einzigen Sprint abgeschlossen werden kann.
-
Testable: Die Story sollte klare Abnahmekriterien haben, anhand derer festgestellt werden kann, wann sie fertig ist.
5. Format der User Stories: Ideal verwendet man zum Schreiben von User Stories das Format „Als Benutzer möchte ich…, damit…“. Das Format sollte allgemein klar und einfach sein und sich auf die Bedürfnisse des Benutzers und den Wert, den er durch die Funktion erhält, konzentrieren.
6. Gherkin-Szenarien zur Verdeutlichung: Mit „Gherkin“ (eine einfache Beschreibungssprache) kann das Verhalten von Software mit einem einfachen, strukturierten Text beschrieben werden.
7. Rollen, Anwendungen, Akzeptanzkriterien & UI/technisches Design: Für jede User Story sollten die beteiligten Rollen, die betroffenen Anwendungen, die Akzeptanzkriterien und alle relevanten UI- oder technischen Designs definiert werden.
Prioritätensetzung und Schätzung
Durch eine sorgfältige Priorisierung stellt das Team sicher, dass es zuerst an den Aufgaben arbeitet, die den größten Nutzen bringen. Hierbei sollten Faktoren wie Geschäftswert, Risiko und Abhängigkeiten berücksichtigt werden.
Es gibt verschiedene bewährte Techniken wie MoSCoW, das Kano-Modell oder WSJF (Weighted Shortest Job First), die bei der Priorisierung helfen können. Der Planungspoker oder die T-Shirt-Größen können zur Einschätzung des Zeitaufwands verwendet werden.
Pflege eines gut ausgearbeiteten Backlogs
Eine regelmäßige Backlog-Verfeinerung stellt sicher, dass das Team den Überblick behält und stets auf dem neuesten Stand ist. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Elemente im Backlog relevant und aktuell bleiben. Durch die Begrenzung der Anzahl an Aufgaben auf 3-6 Monate kann das Team besser planen und die Prioritäten auf der Grundlage von neuen Informationen, Rückmeldungen und veränderten Umständen anpassen.
Gemeinsame Entscheidungsfindung und Einbeziehung von Stakeholdern
Eine gemeinsame Entscheidungsfindung, die die Interessenvertreter miteinbezieht, ist entscheidend. Durch offene Diskussionen und Feedback von Teammitgliedern können verschiedene Perspektiven berücksichtigt werden.
Metriken wie Sprint-Burn-Down-Diagramme, Sprint-Ziel-Erfolg, „Technical Debt Reduction“ und kumulative Flowcharts helfen bei der Verfolgung des Projektfortschritts. Regelmäßige Updates für Stakeholder sorgen für Transparenz und ermöglichen die Integration von Feedback in die weitere Arbeit.
Kontinuierliche Verbesserung und Lernen
Kontinuierliche Verbesserung und Lernen sind unerlässlich für ein erfolgreiches Projektmanagement. Durch das Einbeziehen bewährter Verfahren aus vergangenen Projekten und das ständige Weiterentwickeln von Fähigkeiten und Wissen der Teammitglieder kann ein äußerst leistungsfähiges und effizientes Team entstehen.
Professionelles Backlog Management mit COCUS
Ein effektives Product Backlog Management ist für den Erfolg jedes Software Projekt entscheidend. Mit Hilfe dieser Schlüsselfaktoren und Best Practices wird sichergestellt, dass das Backlog gut organisiert und nach Prioritäten geordnet ist und den Erwartungen der Beteiligten entspricht. Dies wiederum hilft dem Team dabei, konzentriert zu bleiben, sich an Veränderungen anzupassen und qualitativ hochwertige Produkte zu liefern, die die Anforderungen der Kunden erfüllen oder übertreffen.
Ein effektives Backlog Management ist jedoch oft eine Herausforderung, besonders wenn man auch noch mit anderen Verantwortlichkeiten und Projektanforderungen™ jongliert. COCUS kann genau hier helfen, indem unsere erfahrenen Product Owner bei der Bewältigung der Komplexität des Backlog-Managements unterstützen und sicherstellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Gemeinsam schaffen wir es, den Erfolg von Projekten zu steigern und einen außergewöhnlichen Mehrwert zu bieten.
