Backlog Management
Backlog Management

Professionelles Product Backlog Management meistern: Schlüsselfaktoren & Best Practices

Ohne ein professionelles Product Backlog Management kann die Entwicklung eines agilen Projekts schnell ins Stocken geraten und die Ergebnisse fallen unter den Erwartungen aus. Für eine erfolgreiche, nutzerorientierte Produkt­ent­wicklung sind jedoch klare Prozesse und Best Prac­tices unerlässlich. In diesem Beitrag stellen wir die ele­mentaren Schlüssel­faktoren vor, die dabei helfen, ein Product Backlog Management auf das nächste Level zu bringen und somit den Erfolg eines agilen Projekts zu sichern.

Einfluss des Product Backlog Managements auf Projekterfolge

Ein gut verwaltetes Backlog hat direkten Einfluss auf den Pro­jekt­erfolg. Das Team kann sich auf das Schaffen von Business-Mehrwerten und die Setzung der richtigen Prioritäten kon­zentrieren. Jedoch kann ein schlecht verwaltetes Backlog hingehen zu mehreren Pro­ble­men führen:

Festlegen von Rollen und Verant­wort­lich­keiten

Ein dedizierter Product Owner (PO) spielt hierbei eine zentrale Rolle und trägt die Verant­wor­tung für ein gepflegtes, prio­ri­sier­tes und organisiertes Backlog. Der PO sollte dabei ein tiefes Verständnis für die Pro­duktvision, Business Case, Kundenbedürfnisse und Markt­­trends haben und die Kommu­nikation zwischen Stakeholdern, Entwicklungs­­teams und rele­van­ten Parteien erleichtern.

Strukturierung des Backlogs

Die Begrenzung der Arbeits­menge im Product Backlog ist ein kritischer Erfolgsfaktor für eine effektive Produkt­ent­wick­lung. Ein Backlog sollte so struk­turiert sein, dass alles innerhalb von 3-6 Monaten umgesetzt werden kann und nicht mehr als 30-40 Product Backlog Items (PBI) enthält. Werden zu viele Aufgaben in das Backlog auf­genommen, entsteht schnell ein „User Story Müll­eimer“, in dem Items nie abgearbeitet werden oder veraltet sind. Einige zen­trale Tipps für die Struk­tu­rierung des Backlogs und das Schreiben effektiver User Sto­ries sind:

1. Einziger Bezugspunkt: Das Backlog sollte als einziger Be­zugs­punkt für alle Anfor­derun­gen dienen, die sich auf Pro­dukt­änderungen, -korrekturen oder -erweiterungen beziehen.

2. Hierarchien: Die Projekt­an­for­derungen sollten in eine mehr­stufige Hierarchie gegliedert wer­den – beginnend mit über­geordneten Themen (Epics/ Features), gefolgt von spe­zi­fischen Anwendergeschichten (User Stories) und schließlich granu­laren Aufgaben (Subtasks).

3. Specification by Example: Epics sollten mit „Specification by Example“ definiert werden, einem kollaborativen Ansatz, bei dem Anforderungen anhand kon­kreter Beispiele veran­schau­licht werden.
4. INVEST-Kriterien: Stories sind kleinere, auf den Benutzer fo­kus­sierte Aufgaben, die zur Fer­tigstellung eines Epics bei­tra­gen. Um sicherzustellen, dass die User Stories effektiv und einfach zu verstehen sind, soll­ten idealerweise die INVEST-Kriterien befolgt werden:

5. Format der User Stories: Ideal verwendet man zum Schreiben von User Stories das Format „Als Benutzer möchte ich…, damit…“. Das Format sollte allgemein klar und einfach sein und sich auf die Bedürfnisse des Benutzers und den Wert, den er durch die Funktion erhält, kon­zentrieren.

6. Gherkin-Szenarien zur Verdeutlichung: Mit „Gherkin“ (eine einfache Beschrei­bungs­sprache) kann das Verhalten von Software mit einem ein­fachen, strukturierten Text beschrieben werden.
7. Rollen, Anwendungen, Akzep­tanzkriterien & UI/technisches Design: Für jede User Story sollten die beteiligten Rollen, die betroffenen Anwendungen, die Akzeptanzkriterien und alle relevanten UI- oder technischen Designs definiert werden.

Prioritätensetzung und Schätzung

Durch eine sorgfältige Priori­sie­rung stellt das Team sicher, dass es zuerst an den Aufgaben ar­bei­tet, die den größten Nutzen bringen. Hierbei sollten Fak­to­ren wie Geschäftswert, Risiko und Abhängigkeiten berück­sichtigt werden.
Es gibt verschiedene bewährte Techniken wie MoSCoW, das Kano-Modell oder WSJF (Weigh­ted Shortest Job First), die bei der Priorisierung helfen können. Der Planungspoker oder die T-Shirt-Größen können zur Ein­schätzung des Zeit­aufwands verwendet werden.

Pflege eines gut aus­ge­ar­beiteten Backlogs

Eine regelmäßige Backlog-Ver­feinerung stellt sicher, dass das Team den Überblick behält und stets auf dem neuesten Stand ist. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Elemente im Backlog relevant und aktuell bleiben. Durch die Begrenzung der Anzahl an Aufgaben auf 3-6 Monate kann das Team besser planen und die Prioritäten auf der Grund­lage von neuen Infor­mationen, Rückmeldungen und veränderten Umständen an­pas­sen.

Gemeinsame Entscheidungsfindung und Einbeziehung von Stakeholdern

Eine gemeinsame Entschei­dungs­findung, die die Inte­res­sen­vertreter miteinbezieht, ist entscheidend. Durch offene Dis­kussionen und Feedback von Team­mitgliedern können ver­schiedene Perspektiven berück­sichtigt werden.
Metriken wie Sprint-Burn-Down-Diagramme, Sprint-Ziel-Erfolg, „Technical Debt Reduction“ und kumulative Flowcharts helfen bei der Verfolgung des Projekt­fortschritts. Regelmäßige Up­dates für Stakeholder sorgen für Transparenz und ermöglichen die Integration von Feedback in die weitere Arbeit.

Kontinuierliche Ver­besserung und Lernen

Kontinuierliche Verbesserung und Lernen sind unerlässlich für ein erfolgreiches Projekt­ma­na­ge­ment. Durch das Ein­beziehen bewährter Verfahren aus ver­gangenen Projekten und das ständige Weiterentwickeln von Fähigkeiten und Wissen der Teammitglieder kann ein äußerst leistungsfähiges und effizientes Team entstehen.

Professionelles Backlog Management mit COCUS

Ein effektives Product Backlog Management ist für den Erfolg jedes Software Projekt entschei­dend. Mit Hilfe dieser Schlüs­sel­faktoren und Best Practices wird sichergestellt, dass das Backlog gut organisiert und nach Prio­ritäten geordnet ist und den Erwartungen der Beteiligten entspricht. Dies wiederum hilft dem Team dabei, konzentriert zu bleiben, sich an Verän­de­run­gen anzupassen und qualitativ hochwertige Produkte zu liefern, die die Anforderungen der Kun­den erfüllen oder übertreffen.
Ein effektives Backlog Management ist jedoch oft eine Herausforderung, besonders wenn man auch noch mit an­deren Verantwortlichkeiten und Projektanforderungen™ jongliert. COCUS kann genau hier helfen, indem unsere erfahrenen Product Owner bei der Bewäl­tigung der Komplexität des Backlog-Managements unter­stützen und sicherstellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Gemeinsam schaffen wir es, den Erfolg von Projekten zu steigern und einen außergewöhnlichen Mehrwert zu bieten.
Gastbeitrag von
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Anna Roscina

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